10 mandamentos da apresentação de PowerPoint bem feita
Alguns palestrantes parecem exalar carisma por todos os poros. Magicamente, mantém as pessoas interessadas enquanto falam. Ao assistir gente assim, meros mortais como nós pensam: "nunca vou conseguir falar como ele". Mas não se deixe enganar. Quem está no topo da escada, usou o primeiro degrau. Você não precisa ser um Gandalf para fazer um discurso permeado de aura mágica. Tudo o que precisa é de uma boa história, em que confie honestamente, e uma forma atraente de transmitir seu conteúdo. Pessoas comuns podem fazer excelentes preleções. Um exemplo é o talk de Jill Bolte Taylor. Dê uma olhada, prestando atenção no uso econômico dos slides e a forma envolvente com que ela gesticula.
Nesse post tratarei do básico, o PowerPoint. Se você é iniciante, aprenderá do jeito certo. Se é veterano, poderá corrigir determinados comportamentos sabotadores. Isso pode estar acontecendo mesmo que você não saiba. E ninguém está te falando.
Qualquer pessoa minimamente esforçada pode criar uma apresentação. Mas preparar slides não é sinônimo de "apresentar". Lembra da quantidade de palestras maçantes que você já assistiu? Longe de ser um destaque, o PowerPoint é tão onipresente, que original mesmo, é alguém falar sem usar slides. Tem gente que usa slides pra tudo: um executivo marcou um encontro pelo Tinder e enviou as orientações sobre o trajeto para o restaurante em forma de PPT. Jantou sozinho, a moça não foi. O que demonstra que uma apresentação ruim pode ter um grave impacto sobre sua vida amorosa.
Aprendi a usar o Power Point no final da década de 90. Sem dinheiro para comprar o livro-tutorial, o folheava em uma livraria, meio capítulo por dia. Ensaiava no trabalho, já que não tinha PC em casa. É, as vacas já foram bem magras na história de minha vida econômica. No decorrer da carreira tive uma relação de amor e ódio com o PowerPoint. Já tentei outros aplicativos de apresentação, mas acabo voltando pra ele em razão da universalidade (ele está em todo canto e instituição que vou palestrar) e estabilidade, pois ele roda razoavelmente bem em qualquer computador ou smartphone. Mesmo que você use outro aplicativo, os "10 mandamentos da apresentação de PowerPoint bem feita" também se aplicam.
Uso essa terminologia, "10 mandamentos", de propósito. Não são meras dicas. São instruções categóricas. Se você sempre quis um mentor, conseguiu. Sou Moisés pra você, durante toda essa leitura. Sempre achei que pareço com Charlton Heston. Quero que você se lembre de trovões, raios e as duras consequências sobre a desobediência. Quebrar algum desses mandamentos pode não te mandar para o inferno, mas certamente sua audiência te mandará mentalmente para lá!
1º Não começarás pelo PowerPoint!
Construir seus slides deve ser o final do desenvolvimento de sua apresentação. O aplicativo foi feito para elaborar slides e não propriamente para elaborar uma palestra. Uma apresentação é a seleção e organização de um conteúdo, de forma adequada para um publico específico. Você não conseguirá fazer isso diretamente no aplicativo. Ele confundirá você, já que tem uma estrutura linear, de introdução, desenvolvimento e conclusão. E olha que tem gente que nem isso obedece...
Há algum trabalho entre ter um conteúdo e elaborar os slides que o comunicam. Transforme seu conteúdo em uma apresentação, reduzindo-o a tópicos curtos e claros.
Leia o conteúdo e grife as ideias mais importantes. Comumente, há uma ideia essencial em um parágrafo. É ela que você está caçando. Seus slides estão no conteúdo que você tem, basta encontrá-los. Tanto faz se o seu conteúdo é uma apostila de treinamento, o relatório bimestral ou uma pesquisa recentemente tabulada. In natura, sem sofrer uma adequação, eles não são uma apresentação. O que um público espera dos slides é que eles contenham o mais importante. Quem quer detalhes, deve procurar acesso a bibliografia disponível.
2º Selecionarás todas as ideias importantes...
... e as reduzirás a uma frase ou sentença, tão curtas quanto você conseguir.
Use post-it ou folhas de papel rascunho, anotando com letras de forma grandes e garrafais. O tamanho aqui é importante para você futuramente, pois no slide você usará as fontes com o tamanho mínimo de
30 pontos.
Viu só? não vai caber muita coisa em um slide. Anote uma ideia para cada post-it ou folha. Pode fixá-las na parede, espalhar sobre o tampo de uma mesa ou mesmo no chão.
3º Agruparás as ideias semelhantes.
Pra que vários tópicos parecidos se um já dá conta do recado?
4º Organizarás a narrativa.
Você pode seguir o conselho de Aristóteles, dividindo sua exposição em introdução, desenvolvimento e conclusão. Verifique se há lacunas ou excessos: há algum post-it que possa ser acrescentado? Há algum sobrando?
5º Encontrarás a real mensagem da palestra.
O que você está atrás é do som, da fala, certo? é esse o grande insight que os palestrantes incautos que apenas leem os slides não perceberam. Uma apresentação não é a leitura de um resumo. É a transformação de texto e pesquisa em uma comunicação verbal que persuade quanto a uma ideia. Encontrar essa real mensagem te norteará em tudo, desde a escolha dos tópicos ao uso das imagens.
6º Fugirás das imagens clichês e dos slides com muito texto.
Os próprios slides devem ser um dispositivo mnemônico. "Mnemônico"?Tudo bem, eu só queria deixar claro que tenho um doutorado. Os slides são instrumentos de memorização e não combinam com muitas palavras e imagens clichês. Cada slide deve ter no máximo uma ideia. Essa ideia pode ser uma frase, ou mesmo uma imagem sozinha, sem texto. John Medina, biólogo da Universidade de Washington, pesquisa sobre como o cérebro processa a informação e aconselha: evite os slides padrão do PowerPoint, use menos palavras e mais imagens. De acordo com seu livro, Brain Rules , "Nós somos incríveis em lembrar de fotos. Ouça uma informação e três dias depois você lembrará 10%. Adicione uma imagem e você se lembrará de 65%".
O importante é que seja algo claro para a audiência, que possa ser entendido em uns 5 segundos. Fotos confusas ou já muito usadas vão fazer seus ouvintes olharem para outra coisa, como os padrões geométricos do piso do local da palestra. Isso não te ajuda.
Você pode usar uma foto ou imagem que tenha que explicar, desde que não tome muito tempo e a história seja interessante. Uma vez, para falar sobre capital intelectual e comunidades criativas, usei a foto abaixo:
Perguntei que lugar era esse. Depois de quase um minuto de tentativas da audiência, bastante fisgada pelo mistério da foto, eu respondi que era a confeitaria Colombo, no Rio de Janeiro. Eu projetei a foto para falar sobre como grupos que mudaram o mundo (abolicionistas e engenheiros da NASA, por exemplo) se reuniram em locais semelhantes. As ideias transformadoras surgem pela conexão das pessoas em ambientes criativos.
Essa imagem, aparentemente sem impacto, quando investigada e explicada, atiçou o interesse das pessoas pelo tema. Colecione fotos e imagens assim. Dê uma olhada nelas semanalmente para relembrar que estão ali e que ideias elas traduzem. Assim você terá um banco de imagens para slides futuros.
7º Dominarás o tempo.
O PowerPoint tem um recurso que mostra o tempo da apresentação. Mas há um método mais simples. Estabeleça um slide para metade do tempo que você dispõe e outro para os últimos 10'. Assim, quando chegar neles, você saberá se está atrasado ou adiantado. Tente, atendendo ao 10º mandamento, se familiarizar com a ordem em que esses slides marcadores aparecem. E atendendo a uma pergunta recorrente: qual o número máximo de slides para uma palestra? Sei que já ouviu estabelecerem um número, mas isso pode variar. Eu aconselho um slide para cada 4' disponíveis. Uma apresentação de 60' usará 15 slides, no máximo. Se vira nos 15...
8º Usarás seu corpo como um recurso de comunicação.
Não precisa de uma coreografia ensaiada. Esse mandamento se compõe de regras simples:
-Olhe para a tela onde o slide está projetado e aponte o que pretende enfatizar diretamente na tela. Muitos apresentadores olham para o monitor do seu notebook enquanto falam e quando enfatizam algo esquecem de apontar para o público na tela de projeção.
-Caminhe um pouco enquanto fala. Alguns passos fazem diferença, para o público e para você, que relaxa mais.
-Olhe 5" nos olhos das pessoas. O contato visual estabelece um vínculo maior.
9º Adotarás regras de estilo.
Como eu já disse, não use fonte menor do que 30 pontos. Isso garante a legibilidade. Use mesma fonte e cores relacionadas em todos os slides. Mantenha tudo simples. Acredite: em um mundo tão poluído visualmente, a simplicidade se destaca e descansa o olhar.
10º Ensaiarás!
Pode ser sentado, em frente ao computador. Coloque no modo apresentação e leia os tópicos de cada slide. Corrija eventuais erros ortográficos. Pense no que dirá e quanto tempo levará. Faça isso do primeiro ao último slide, meia dúzia de vezes.
Quer aprender mais? Tenho uma oficina específica para empresas ou escolas. Consulte por email: eliasafassis@hotmail.com
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